Kapan mahasiswa harus dicatat keluar?
Segera setelah ada dokumen dasarnya: SK pemberhentian, surat pengunduran diri, surat pindah, atau keterangan wafat. Jangan menunggu menjelang pelaporan.
Mahasiswa yang berhenti tanpa dicatat terus muncul sebagai Non-aktif setiap semester. Angka itu menumpuk di laporan dan membuat evaluasi studi salah sasaran. Status keluar menghentikannya, karena PDDikti mengenal jenis keluar yang jelas: mutasi, dikeluarkan, mengundurkan diri, putus studi, dan wafat.
Semester keluar yang mana?
Semester terakhir yang sungguh dijalani mahasiswa, bukan tanggal surat diterima. Pilihan ini lebih penting daripada kelihatannya.
Semua yang terjadi sampai periode itu tetap tercatat: nilai, KRS, dan status semester. Sesudahnya, status Non-aktif, registrasi tanpa pembayaran, dan tagihan yang belum lunas tidak lagi berarti apa-apa. Di Gamelan, ketiganya ikut dibersihkan saat keluar dicatat, dan transkrip mahasiswa pindah dicetak sampai periode yang sama.
Peringatan
periode yang terlalu awal ikut membersihkan semester yang sebenarnya masih dijalani. Periksa riwayat status semester mahasiswa sebelum memilih periodenya.
Lulus atau keluar, tidak keduanya
Seorang mahasiswa bisa lulus atau keluar, tetapi tidak keduanya. Data yang memuat keduanya biasanya sisa migrasi dari sistem lama.
Data seperti itu membuat dua laporan saling bertentangan. Laporan kelulusan menghitungnya sebagai lulusan, sedangkan laporan putus studi menghitungnya sebagai keluar.
Tetapkan satu kebiasaan: mahasiswa yang sudah lulus tidak dicatat keluar, dan mahasiswa yang sudah keluar tidak diluluskan. Gamelan menolak keduanya, dan menandai data lama yang masih bertentangan.
Membatalkan tanpa menghapus jejak
Salah pilih mahasiswa atau salah periode itu wajar. Yang tidak wajar adalah koreksi yang menghapus semua bukti.
Setiap pembatalan sebaiknya menyebut alasannya dan siapa yang membatalkan. Status mahasiswa dikembalikan ke keadaan sebelum dicatat keluar, bukan selalu "aktif". Di Gamelan, riwayat itu tampil di jendela rincian setiap baris, termasuk baris yang sudah dibatalkan.
Transkrip apa yang berhak dibawa mahasiswa pindah?
Transkrip berisi nilai sampai periode keluar, ditandatangani pejabat yang berwenang. Kampus tujuan memakainya untuk menyetarakan mata kuliah.
Masalah yang sering muncul adalah transkrip yang dicetak dengan batas berbeda dari periode keluar. Akibatnya nilai semester sesudah keluar ikut tercetak, atau nilai semester terakhir hilang.
Ikat batas transkrip ke periode keluar yang tercatat, bukan ke tanggal cetak. Sertakan juga cara memeriksa keasliannya, misalnya QR verifikasi, karena kampus tujuan tidak mengenal tanda tangan pejabat Anda. Di Gamelan, Print di kolom TRANSKRIP sudah memakai batas itu, dengan QR verifikasi.
Data ganda dari sistem lama
Migrasi data sering meninggalkan beberapa catatan keluar untuk satu mahasiswa. Biasanya satu di antaranya berperiode kosong atau berperiode tebakan.
Baris ganda membuat laporan per periode bergantung pada baris mana yang kebetulan terbaca. Rapikan bertahap: bandingkan barisnya, batalkan yang keliru dengan alasan yang jelas, dan biarkan baris yang benar. Di Gamelan, pil Data ganda di Simak > Keluar - DO > Mahasiswa Keluar mengumpulkan semuanya di satu tempat.
Daftar periksa mencatat mahasiswa keluar
- Dokumen dasar ada dan nomornya dicatat.
- Periode keluar = semester terakhir yang sungguh dijalani.
- Mahasiswa belum tercatat lulus.
- Pembatalan selalu beralasan.
- Transkrip dicetak sampai periode keluar.
- Data keluar dikirim ke PDDikti sebelum batas pelaporan semester itu.