Pilih satu pertanyaan yang sering diajukan pimpinan
Jangan memeriksa semuanya sekaligus. Ambil satu pertanyaan yang memang pernah ditanyakan dalam rapat.
Contohnya: berapa mahasiswa aktif semester ini? Pertanyaan ini terlihat sederhana, tetapi jawabannya menyentuh akademik, keuangan, dan pelaporan sekaligus.
Bayangkan ketua yayasan menanyakannya di awal rapat anggaran. Ia butuh satu angka untuk memutuskan, bukan tiga angka dengan catatan kaki.
Sebelum mulai, tuliskan tiga hal:
- Siapa yang biasanya bertanya, dan untuk keputusan apa.
- Kapan jawabannya dibutuhkan: hari itu juga, atau minggu depan.
- Definisi yang dipakai pimpinan, misalnya sudah mengisi KRS atau sudah membayar.
Definisi itu penting. Tanpa definisi yang disepakati, setiap bagian menjawab pertanyaan yang sedikit berbeda, dan selisihnya tampak seperti kesalahan.
Minta jawabannya dari setiap bagian secara terpisah
Kirim pertanyaan yang sama ke BAAK, keuangan, dan program studi. Jangan beri tahu bahwa bagian lain juga ditanya.
Catat angkanya, berapa lama jawabannya datang, dan dari mana angka itu dihitung. Bandingkan juga dengan status kuliah yang sudah dilaporkan ke PDDikti.
Selisih kecil wajar bila definisinya berbeda. Yang perlu diperhatikan adalah selisih tanpa penjelasan. Di situlah data yang sama disimpan di dua tempat dan diperbarui oleh orang yang berbeda.
Waktu jawaban juga sebuah temuan. Angka yang butuh empat hari biasanya dirakit dari beberapa berkas, dan setiap perakitan membuka peluang salah ketik.
Untuk setiap selisih, tanyakan satu hal: angka mana yang dipakai saat dilaporkan? Bila jawabannya bergantung pada siapa yang mengerjakan, kampus belum punya satu sumber.
Telusuri satu lulusan lama sampai semester pertamanya
Pilih satu lulusan dari sepuluh tahun lalu. Coba susun ulang riwayatnya hanya dari sistem yang dipakai sekarang.
Lulusan lama dipilih karena riwayatnya paling panjang. Ia melewati lebih banyak pergantian aturan, kurikulum, dan petugas dibanding mahasiswa mana pun.
Riwayat lama paling sering hilang saat kampus pernah berganti sistem atau kurikulum. Nilainya ada, tetapi alasan konversinya tidak tercatat di mana pun.
Periksa tiga hal berikut:
- Setiap semester punya status kuliah, termasuk semester cuti.
- Nilai transfer atau konversi kurikulum punya dasar yang bisa ditunjukkan.
- Jumlah SKS dan IPK sama dengan yang tercetak di transkripnya.
Bila salah satunya gagal, mahasiswa yang masih aktif kemungkinan punya masalah yang sama. Bedanya, mereka belum meminta transkrip.
Ubah temuan menjadi urutan pekerjaan
Temuan yang hanya dicatat akan terlupakan. Tulis setiap temuan sebagai pekerjaan dengan satu pemilik.
Dahulukan yang menahan laporan, yaitu status semester dan data identitas. Perbaikan format laporan atau tampilan menyusul sesudahnya.
Pemilik adalah bagian yang berwenang mengubah data itu. Temuan yang dimiliki dua bagian sekaligus biasanya tidak dikerjakan siapa pun.
Setelah pekerjaan selesai, ajukan lagi pertanyaan yang sama ke setiap bagian. Perbaikannya baru tuntas bila jawaban mereka kini sama.
Daftar yang sama menjadi bahan awal bila kampus kelak memutuskan pindah sistem. Sistem baru mana pun, termasuk Gamelan, hanya secocok data yang dipindahkan ke dalamnya.
Tips
Ulangi pemeriksaan ini dengan pertanyaan lain setelah daftar pertama selesai. Pertanyaan tentang piutang atau lulusan tepat waktu biasanya membuka temuan yang berbeda.
Daftar periksa sebelum memutuskan
- Satu pertanyaan pimpinan, lengkap dengan definisi yang dipakai.
- Jawaban dari setiap bagian, waktu yang dibutuhkan, dan dasar hitungnya.
- Penjelasan untuk setiap selisih, atau catatan bahwa belum ada penjelasan.
- Riwayat satu lulusan lama yang tersusun ulang sampai semester pertama.
- Daftar pekerjaan, masing-masing dengan pemilik dan urutan.