Empat pertanyaan yang harus terjawab sekali lihat
Mahasiswa yang menyusun KRS butuh empat jawaban. Semester apa yang berjalan sekarang? Mata kuliah apa yang sedang dijalani, apa yang sudah lulus, dan apa yang belum?
Bila satu saja tidak terjawab, mahasiswa menebak atau bertanya. Tebakan yang salah baru ketahuan saat yudisium, ketika satu mata kuliah wajib ternyata belum pernah diambil.
Dosen PA menghadapi pertanyaan yang sama saat menyetujui KRS. Ringkasan yang sama bisa menjadi bahan percakapan perwalian, bukan daftar yang disusun ulang setiap semester.
Kenapa transkrip saja tidak cukup?
Transkrip hanya memuat mata kuliah yang sudah bernilai. Mata kuliah yang belum pernah diambil tidak muncul di sana, padahal justru itu yang dicari.
Sisa studi baru terlihat bila transkrip dibaca berdampingan dengan kurikulum yang berlaku bagi mahasiswa itu. Kurikulum ini ditentukan program studi, Tahun Masuk, dan status awalnya. Pemeriksaan ini lazim disebut degree audit.
Mata kuliah yang lulus di luar kurikulum itu tetap dihitung, tetapi ditulis terpisah. Ini terjadi pada mahasiswa yang pindah kurikulum atau mengikuti kelas dari kurikulum lama.
Satu mata kuliah, satu keadaan
Setiap mata kuliah kurikulum masuk tepat ke satu keadaan. Urutannya tetap: Lulus, Sedang diambil, Belum bernilai, Belum lulus, lalu Belum diprogramkan.
Karena saling lepas, jumlah semua keadaan sama dengan isi kurikulum. Pisahkan Belum bernilai dari Belum lulus. Yang pertama urusan dosen yang belum mengisi nilai, yang kedua urusan mahasiswa yang harus mengulang. Uji hasilnya: SKS di keadaan Lulus harus sama dengan SKS lulus di transkrip.
"Sedang diambil" harus menyebut periodenya
Di awal semester, sebelum KRS diisi, mata kuliah semester lalu masih tercatat sebagai yang terakhir diambil. Tanpa nama periode, mahasiswa mengira itu jadwal semester ini.
Tulis Tahun Akademik dan semester yang berjalan di bagian paling atas, selalu terlihat. Bila KRS periode itu belum ada, katakan dengan kalimat, bukan dengan bilah yang diam-diam berisi semester lalu. Di Gamelan, halaman awal mahasiswa menulisnya di bawah nama, dan menyebut periode KRS di samping Sedang diambil.
Mata kuliah pilihan: daftarkan, jangan hitung sebagai kekurangan
Tidak semua mata kuliah pilihan wajib diambil. Bila semuanya dihitung belum diprogramkan, sisa studi tampak jauh lebih besar dari kenyataannya.
Hitung pilihan yang sudah diambil saja. Daftarkan yang masih tersedia secara terpisah, hanya dari konsentrasi mahasiswa dan konsentrasi umum. Daftar itu tidak perlu ditampilkan lagi begitu syarat SKS lulus terpenuhi.
Kabar baik juga perlu ditulis
Ringkasan yang hanya berbicara saat ada masalah membuat mahasiswa enggan membukanya. Tulis juga hal yang sudah tercapai, dengan aturan yang sama tetapnya.
Pisahkan dua daftar. Perlu Ditindak berisi hal yang menuntut satu tindakan, misalnya mata kuliah wajib yang belum lulus. Sorotan berisi fakta: semua mata kuliah wajib sudah lulus, atau syarat SKS lulus terpenuhi. Hindari perbandingan dengan teman seangkatan dan ramalan kelulusan, karena keduanya bukan fakta tentang mahasiswa itu.
Catatan
Bila kampus menahan nilai sampai evaluasi dosen diisi, ringkasan studi juga harus menahannya. Mata kuliah yang nilainya tertahan dicatat sebagai sedang diambil, bukan lulus atau belum lulus.
Daftar periksa ringkasan studi mahasiswa
- Tahun Akademik dan semester berjalan selalu terlihat di bagian atas.
- Kurikulum dibaca dari aturan program studi dan Tahun Masuk mahasiswa itu.
- Setiap mata kuliah masuk tepat satu keadaan, dan jumlahnya sama dengan kurikulum.
- SKS Lulus di ringkasan sama dengan SKS lulus di transkrip.
- Sedang diambil menyebut periodenya.
- Mata kuliah pilihan tidak dihitung sebagai kekurangan.
- Nilai yang tertahan evaluasi dosen tetap tertahan di ringkasan.
- Hal yang perlu ditindak terpisah dari kabar baik, tanpa perbandingan dengan teman.