Menerbitkan SK Mengajar Satu Semester

Catatan

Tutorial ini dimulai sesudah program studi memfinalisasi jadwal kuliah semester ini. Roster dosen dibaca dari data penjadwalan itu.

Sebelum mulai

Akun Anda punya akses admin pada menu SK Mengajar.
Format nomor sudah diatur di Setting > Penomoran Surat, dokumen dengan key SK_MENGAJAR.
Pejabat penandatangan sudah diatur di Setting > Pejabat Penanda Tangan, dokumen dengan key SK_MENGAJAR_DOSEN.
Siapkan nomor dari buku surat bila kampus Anda menomori secara manual.

Langkah 1: Pilih periode dan lingkup

Buka SK Mengajar > Penetapan SK Mengajar. Pilih Tahun Akademik dan Semester pada Filter, lalu pilih Lingkup Fakultas dan Lingkup Prodi di bagian SK Penetapan.

Filter periode dan bagian SK Penetapan dengan Lingkup Fakultas dan Lingkup Prodi.

Prodi SEMUA berarti satu penetapan untuk seluruh fakultas. Satu lingkup per periode hanya boleh punya satu penetapan. Baris kuning Belum ada penetapan menyebut prodi yang masih menunggu SK.

Langkah 2: Periksa dosen pengampu

Baca Dosen Pengampu sebelum menetapkan apa pun.

Dosen Pengampu dengan kolom KELAS, KELAS TOTAL, BEBAN SKS, SKS TOTAL, dan SK DOSEN.

BEBAN SKS dihitung dalam lingkup, SKS TOTAL di semua prodi. Dosen bisa sudah penuh di prodi lain. Klik ikon di samping nama untuk melihat kelasnya. Jadwal yang keliru diperbaiki di penjadwalan dulu, bukan di SK.

Langkah 3: Tambah penetapan

Isi Nomor SK, Tanggal SK, Tanggal Hijriah, dan Lokasi Penetapan, lalu klik Tambah SK.

Bagian SK Penetapan dengan Nomor SK, tombol Saran Nomor, Tanggal SK, dan tombol Tambah SK.

Saran Nomor mengusulkan nomor berikutnya. Pada mode penomoran MANUAL, ketik nomor dari buku surat kampus. Nomor boleh dikosongkan untuk SK tanpa nomor, tetapi nomor kembar selalu ditolak. Penetapan baru selalu berstatus Belum Terbit.

Langkah 4: Periksa draft cetakannya

Di Daftar Penetapan Periode Ini, klik Print Draft pada kolom SK KOLEKTIF. Di Dosen Pengampu, Print Draft membuka SK satu dosen.

Daftar Penetapan dengan kolom SK KOLEKTIF dan Dosen Pengampu dengan kolom SK DOSEN.

Draft memperlihatkan nomor, pejabat, dan lampiran jadwal setiap dosen. Periksa di sini, karena sesudah terbit dosen langsung melihat SK-nya. Bila ada yang perlu diubah, ubah isiannya lalu klik Simpan Perubahan.

Langkah 5: Terbitkan

Pilih Mode Tanda Tangan, lalu klik Terbitkan SK dan setujui konfirmasinya.

Daftar Penetapan dengan STATUS Terbit dan DATA Sesuai.

Sebagian kampus mewajibkan persetujuan lebih dulu. Bila begitu, pesan yang diawali Belum dapat diterbitkan menyebut peran yang belum setuju.

Peringatan

SK yang sudah Terbit terkunci dan tidak bisa dihapus. Untuk mengoreksinya, klik Batalkan Terbit, ubah, Simpan Perubahan, lalu terbitkan lagi.

Langkah 6: Pantau kolom DATA

Kembali ke Daftar Penetapan setiap kali penugasan dosen berubah sesudah SK terbit.

Daftar Penetapan dengan kolom DATA bertanda Sesuai.

Sesuai berarti data pengajaran masih sama dengan saat SK terbit. Berubah berarti ada perubahan sesudahnya, misalnya kelas berpindah dosen; tinjau sebelum mencetak ulang. Perubahan hari atau ruangan saja tidak mengubah penanda ini. Dosen sendiri hanya melihat SK Terbit miliknya di SK Mengajar Saya.

Selesai

SK Mengajar semester ini kini terbit, dan setiap dosen bisa mencetak SK-nya sendiri. Awasi penanda Berubah selama penugasan dosen masih bergerak.