Dari Yudisium sampai Ijazah · Tutorial Pegawai

Sebelum mulai

SK yudisium sudah terbit, beserta tanggal kelulusannya.
Nomor seri ijazah sudah tersedia, dan PIN / nomor ijazah sudah terbit dari Kementerian.
Tahun dan periode wisuda sudah dijadwalkan.
Pejabat penandatangan ijazah dan transkrip sudah diatur di Setting > Pejabat Penanda Tangan.

Langkah 1: Masukkan mahasiswa ke daftar proses

Buka Kelulusan - Yudisium > Data Kelulusan, pilih Program Studi pada Filter, lalu klik Refresh. Klik Tambah pada baris DAFTAR MAHASISWA.

DAFTAR MAHASISWA dengan aksi Tambah di kolom AKSI.

Untuk satu angkatan sekaligus, buka drawer Template & Upload. Download Template Excel, isi, pilih berkasnya di Pilih File, lalu New dan Create.

Kedua cara bermuara ke daftar proses yang sama, dengan validasi yang sama. Daftar ini ruang kerja bersama: kartu Anda terlihat oleh semua admin.

Langkah 2: Lengkapi kartunya

Isi kartu setiap mahasiswa di DAFTAR PROSES KELULUSAN. Isian tersimpan otomatis, dan kolom STATUS langsung menyesuaikan.

Kartu biru berstatus Valid, kartu kuning dengan alasan Failed di kolom STATUS.

Tgl. Kelulusan, No. SK Kelulusan, No. Seri Ijazah, Tahun Wisuda, dan Periode Wisuda wajib diisi. Isi juga PIN / No. Ijazah; tanpa nomor itu pengajuan ijazah tidak bisa dibuat. Bila PIN sudah terbit di PDDikti, klik Ambil PIN dari NeoFeeder di filter daftar proses agar seluruh batch terisi sekaligus (PIN dari NeoFeeder).

Kartu kuning menyebut yang kurang di kolom STATUS. Tgl. Wisuda tidak diketik; ia mengikuti tahun dan periode wisuda.

Langkah 3: Simpan kelulusannya

Klik Simpan pada kartu biru. Untuk hasil import, klik Update agar semua kartu valid tersimpan sekaligus.

Kartu hijau Tersimpan dengan aksi Batalkan Kelulusan.

Kartu hijau berarti datanya sudah masuk ke data kelulusan, dan mahasiswanya berstatus lulus. Kartu kuning dilewati tanpa menggagalkan yang lain.

Peringatan

Tombol Delete di toolbar hanya mengosongkan daftar proses. Untuk membatalkan kelulusan, pakai Batalkan Kelulusan di kepala kartunya.

Langkah 4: Verifikasi pengajuan ijazah

Buka Kelulusan - Yudisium > Ijazah Transkrip. Pilih TA Kelulusan, klik Lihat pada program studinya, lalu klik Buat Pengajuan pada kartu mahasiswa di Daftar Kelulusan.

Kartu Ijazah Transkrip dengan dropdown STATUS dan baris Langkah Berikut.

Pengajuan lahir berstatus Menunggu Diproses. Pengajuan dari mahasiswa sendiri tampil lewat Status Pengajuan "Pengajuan Belum Selesai".

Bandingkan Draft pada kartu dengan berkas legal mahasiswa, lalu ubah STATUS menjadi Terverifikasi. Pengajuan yang dibuat admin otomatis tercatat disetujui.

Penting

Sesudah Terverifikasi, data kelulusan mahasiswa itu terkunci di Data Kelulusan. Perlu diubah? Batalkan dulu pengajuannya di Ijazah Transkrip.

Langkah 5: Cetak ijazah dan transkrip

Klik Cetak di kolom IJAZAH dan TRANSKRIP, lalu ubah STATUS menjadi Sudah Dicetak.

Tautan Cetak pada kolom IJAZAH dan TRANSKRIP, dengan urutan STATUS di bawahnya.

Hanya cetakan final yang membawa QR verifikasi; draft tidak. Kedua dokumen memakai satu QR yang sama. Baris Langkah Berikut selalu menyebut tindakan selanjutnya.

Langkah 6: Serahkan kepada mahasiswanya

Sesudah dokumen ditandatangani, ubah STATUS menjadi Siap Diambil.

Urutan STATUS dari Menunggu Diproses sampai Sudah Diambil.

Saat dokumen diserahkan, mahasiswa mengklik Konfirmasi Terima di menunya sendiri. Penerimanya harus mahasiswa itu, tidak dapat diwakilkan.

Serahkan dokumen setelah status berubah menjadi Sudah Diambil. Status yang keliru bisa diturunkan lagi lewat dropdown yang sama.

Selesai

Kelulusan kini tercatat, dan ijazah serta transkripnya diserahkan dengan jejak lengkap. Pantau Status Pengajuan "Pengajuan Belum Selesai" sampai antreannya kosong.